workflow produttivo per il 2026

04 Oct, 2025

1. Chiarezza sulle priorità

Premettendo che al netto di tutto quello che state per leggere è la mia personalissima opinione e soprattutto questo workflow è stato disegnato e cucito a pennello sulla mia mente, quindi prendete spunto ma ci tengo a dire che il workflow credo sia una delle cose più personali che si possano creare in termini di produttività. Potreste trovarvi benissimo così come potreste trovarvi invece malissimo.

Sto attraversando un periodo di completo sovraccarico di pensieri e di impegni e, in seguito ad accurate analisi sul tempo che impiego a fare una determinata cosa, qualche mese fa mi sono reso conto che qualsiasi progetto o task che avevo era solo nella mia testa, e non nego che il più delle volte ci si perdeva pure. Ho proprio sentito la necessità di strutturare una rete neurale che mi permettesse di tenere sotto controllo i miei progetti senza che io debba tenerne traccia a memoria: una sorta di secondo cervello che elabora le cose al posto mio e le automatizza.

In seguito a diverse analisi sono arrivato alla conclusione che la mia effettiva priorità era semplicemente riordinare le cose, per vivere più leggero ma anche più strutturato.

2. Routine quotidiana

Come già citato nello scorso post questo, una delle primissime cose che ho fatto è stata sviluppare una routine di abitudini vera e propria, così da poterle gestire tramite un habit tracker e non perderne mai la traccia. Nello scorrere del tempo, se non ho un grafico effettivo delle mie abitudini e del loro progresso, tendo spesso a lasciarle oppure a trascurarle per dedicarmi ad altro.

Nello scorso post le ho raccontate meglio, andatevelo a rileggere: sicuramente lo troverete utile.

• Lettura
• Scrittura
• Allenamento
• Meditazione

Una volta strutturata una routine quotidiana, ho iniziato a seguirla nella maniera più disciplinata possibile, saltandola solo ed esclusivamente quando qualcosa di realmente più importante si metteva in mezzo. Questo ha rafforzato il modo in cui gestisco i miei progetti e la costanza che ci impiego.

Il tutto è gestito da un habit tracker sia cartaceo che digitale, utilizzando l'app HabitKit nella versione pro. Costa solo 1,99 euro al mese ma è davvero utile.

3. Strumenti centrali

Gli strumenti che utilizzo per gestire tutti i miei progetti e le mie giornate sono molteplici ma tutti legati fra di loro, e questo mi aiuta a non perdere traccia di nulla.

• Obsidian: tramite Obsidian gestisco tutto ciò che riguarda il blog, le note personali, la scrittura, password, archivio immagini e archivio post o cose interessanti. Una sorta di archivio digitale effettivo che contiene, in maniera collegata (tramite tag ecc.), tutto ciò di cui ho bisogno e di cui durante la giornata faccio conto. (Vorrei fare un post tour sul mio Obsidian)
• Zen Planner di Mirzakhani Studio: questo planner è davvero incredibile. Tramite lui gestisco le mie giornate: lo utilizzo su un Boox Go 10.3. Principalmente viene usato come daily task manager, agenda, to-do list e cose di questo tipo. Al mattino entro, programmo la giornata e sistemo quella passata, e durante il giorno torno per spuntare le varie task quando vengono eseguite. Lo consiglio davvero molto e vale la pena spendere dei soldi per questo prodotto.
• HabitKit: utilizzo HabitKit, come già detto, per la gestione delle abitudini. La versione a pagamento apre davvero molte vie e costa pochissimo, una base solida che utilizzo tramite widget nel mio iPhone 16. Se state cercando un habit tracker credo che questa sia l'opzione più semplice e valida disponibile.
• Buddy: il cerchio si chiude con Buddy, un’app davvero valida che mi aiuta a gestire la mia parte finanziaria. Grazie a lei sono riuscito a mettere da parte diversi soldi: ogni spesa che effettuo la registro e la divido per categorie, lei mi rilascia un grafico e mi aiuta a capire quanti soldi mettere da parte e quanti invece posso ancora spendere. Devo dire che senza di lei avrei avuto non pochi problemi di gestione. La utilizzo nella versione Free e non ho mai avuto problemi o necessità. Qualora un giorno sentissi il bisogno di qualcosa in più potrei pensare di passare alla versione Pro.

4. Salute e benessere integrato

Credo che uno dei riscontri più belli che ho avuto è sicuramente un improvement incredibile della salute: sono molto più rilassato e sento di avere una direzione in cui andare senza dovermi scontrare con un bivio ogni giorno. La strada è dritta e lunga e il mio cervello la percorre tranquillamente come se fosse una macchina. Non nego che però, a volte, questa macchina ha bisogno di fare rifornimento, quindi non bisogna mai pensare di poter tirare dritto senza mai fermarci. Così come la macchina ha bisogno del gasolio, anche il nostro cervello ha bisogno di riposare. In questo mi aiuta la meditazione.

Faccio una meditazione guidata, rimango vago perché vorrei fare un post a riguardo ed è molto importante per me spiegarvelo al meglio delle mie possibilità. Devo ammettere che mi trovo molto bene sotto questo punto di vista.

5. Setup personale

Personalmente cerco sempre di uscire di casa con tutto il necessario per non perdermi mai nulla.

• iPhone 16: grazie a lui gestisco le cose più banali e veloci come, ad esempio, chiamate, banca e video su YT
• MacBook Air 2025 M4: tramite il Mac gestisco Obsidian, il blog, mail ecc. (davvero un prodotto incredibile)
• Boox Go 10.3: con il Boox tengo sotto controllo il note-taking, il planner, i vari pensieri che mi passano per la testa e soprattutto è un grande strumento da portarsi dietro se si vuole fare un po’ di scrittura minimalista in cima a qualche monte.
• Nothing Ear (a): cuffie solidissime che accompagnano le mie orecchie nella maggior parte della giornata, utilissime per ascoltare podcast, audiolibri, video e musica.
• Portacarte: uno strumento generico, davvero minimale. Non porto quasi mai contanti, a parte qualche moneta che tengo in tasca, quindi utilizzo un portacarte davvero piccolo per portarmi l’essenziale e non gonfiarmi le tasche.

Questo è sicuramente un assaggio dell’EDC. Ne parlerò sicuramente meglio, nel post dello zaino faccio un’analisi molto più accurata di ogni elemento.

6. Filosofia e conclusione

Credo che un buon workflow non serva solo a “fare di più”, ma a dare una direzione ben precisa, a creare un equilibrio e ad affrontare le sfide con resilienza.

L’obiettivo è crescere in tutte le aree della vita senza sacrificare il senso profondo del proprio cammino e senza perdere traccia di se stessi.

Grazie ancora a tutti 🫶🏻

#Productivity